Zásady ochrany osobních údajů

Železniční a intermodální kongres – systemykolejowe.pl

V souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (GDPR), a také v souladu se zákonem ze dne 10. května 2018 o ochraně osobních údajů (Sbírka zákonů z roku 2018, položka 1000 s pozdějšími změnami), informujeme o zásadách zpracování osobních údajů účastníků, přednášejících, sponzorů a partnerů Železničního a intermodálního kongresu (dále jen „Událost“).

 

1. Administrátor osobních údajů

Administrátorem osobních údajů je:
OLTIS Polska Sp. z o.o.
se sídlem v Olkuszi, ul. Króla Kazimierza Wielkiego 21/203A,
NIP/REGON: PL5262858784,
e-mail: info@oltis.pl

Osobní údaje jsou rovněž zpracovávány společností:
OLTIS Group a.s.
Dr. Milady Horákové 1200/27, 779 00 Olomouc, Česká republika,
IČ: 253 50 370, e-mail: info@oltisgroup.cz
Do této společnosti patří společnost OLTIS Polska Sp. z o.o.

Pro organizační a technické účely mohou být údaje předávány v rámci skupiny OLTIS mezi těmito subjekty při zachování zásad vyplývajících z GDPR.

2. Rozsah a účely zpracování osobních údajů

Administrátor zpracovává osobní údaje v nezbytném rozsahu za účelem:

• registrace a zajištění účasti na Události (jméno, příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo, název společnosti, pracovní pozice),
• organizační a logistické komunikace související s účastí na Události,
• předání registračních údajů účastníků (jméno, příjmení, e-mail, telefon) hotelu Crystal Mountain Wisła, ul. Bukowa, 43-460 Wisła, tel. +48 33 44 34 800, e-mail: rezerwacja@crystal-mountain.pl, za účelem registrace ubytování – údaje jsou předávány automaticky během registrace, bez ohledu na to, zda účastník skutečně využije hotelové služby,
• předání osobních údajů (jméno, příjmení, e-mail, telefon) společnosti První Signální, a.s., Bohumínská 368/172, 712 00 Ostrava-Muglinov, Česká republika, IČ 25866907, DIČ CZ25866907, e-mail: info@1sig.cz , za účelem technické a organizační obsluhy Události,
• předání e-mailových adres účastníků sponzorům a partnerům Události pro obchodní a propagační účely,
• pořízení fotografické a filmové dokumentace Události a její zveřejnění na webových stránkách a v propagačních materiálech Administrátora a partnerů Události,
• zveřejnění prezentací připravených přednášejícími – v souladu s jejich souhlasem – na webových stránkách Události a v materiálech určených účastníkům,
• zajištění doložitelnosti činností spojených s GDPR a vedení archivace v souladu s právními předpisy.
  3. Právní základ zpracování údajů

Právním základem zpracování osobních údajů je:

• čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – zpracování nezbytné pro uzavření a plnění smlouvy (účast na Události),
• čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR – oprávněný zájem Administrátora spočí­va­jící v organizaci a propagaci Události, udržování kontaktu s účastníky a partnery a také v dokumentování jejího průběhu (včetně foto/video dokumentace),
• čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR – dobrovolný souhlas udělený pro konkrétní činnosti (např. poskytnutí kontaktních údajů obchodním partnerům nebo zveřejnění prezentace).
  4. Příjemci osobních údajů

Příjemci údajů mohou být:

• OLTIS Group a.s. – mateřská společnost Administrátora pro organizační a technické účely,
• První Signální, a.s. – technický partner Události,
• Hotel Crystal Mountain Wisła – za účelem registrace ubytování účastníků,
• sponzoři a partneři Události – v rozsahu e-mailových adres účastníků pro obchodní a propagační účely,
• subjekty poskytující IT nebo technické služby Administrátorovi (výhradně na základě smlouvy o zpracování údajů).

Všichni příjemci údajů jsou povinni zajistit odpovídající úroveň ochrany údajů v souladu s GDPR.

5. Doba uchovávání údajů

Osobní údaje budou uchovávány po dobu nezbytnou k naplnění účelů, pro které byly shromážděny:

• do ukončení vyúčtování a zprávnictví Události,
• po dobu 6 let – pro archivační účely a případnou obranu před nároky,
• zveřejněné údaje (např. fotografie, prezentace) mohou zůstat v archivech a propagačních materiálech Administrátora bez časového omezení, pokud nebude vznesena námitka.
  6. Práva subjektu údajů

Každá osoba, jejíž údaje jsou zpracovávány, má právo na:

• přístup ke svým údajům a získání jejich kopie,
• opravu (upřesnění) údajů,
• vymazání údajů („právo být zapomenut“),
• omezení zpracování,
• vznesení námitky proti zpracování údajů,
• přenositelnost údajů k jinému administrátorovi,
• odvolání souhlasu kdykoli (pokud je zpracování založeno na souhlasu),
• podání stížnosti u Prezesa Úřadu pro ochranu osobních údajů (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Varšava, Polsko.

Veškeré žádosti týkající se výše uvedených práv lze zasílat na adresu: info@oltis.pl